Khi bán chịu cho khách sỉ hay đại lý nhỏ, hộ kinh doanh có thể giữ một trong mấy loại bảo đảm: tiền đặt cọc hoặc ký quỹ trước khi giao hàng, giữ quyền sở hữu lô hàng cho tới khi trả đủ, giao hàng theo kiểu ký gửi thay vì bán đứt, hoặc có người đứng ra bảo lãnh cho khoản nợ. Phần lớn mối quen chỉ cần một hạn mức nợ rõ ràng và giấy giao nhận có chữ ký; bảo đảm bằng tài sản chỉ đáng đòi khi số nợ lớn so với vốn của bạn.
Cái khó của buôn bán nhỏ là đòi bảo đảm quá chặt thì mất mối, buông lỏng thì một khách bỏ trốn cũng đủ ăn mất lãi cả năm. Bài này đi theo cách người bán hàng thực tế cân nhắc: chia khách theo mức nợ, chọn biện pháp vừa sức từng nhóm, và ghi lại thế nào để khi có chuyện còn có cái mà dựa vào.
Vì sao bán chịu cần bảo đảm, kể cả với mối quen
Bán chịu thực chất là bạn cho khách vay bằng hàng. Lô hàng rời kho là tiền vốn của bạn đã nằm ở nhà người khác, và thứ duy nhất buộc họ trả là lời hứa cùng quan hệ làm ăn. Khi việc buôn bán của khách còn trôi, lời hứa đó đủ dùng. Khi khách thua lỗ, bị chủ nhà lấy lại mặt bằng hay nợ nhiều nơi cùng lúc, người được trả trước thường là người cầm giữ một thứ gì đó: chủ nhà đang giữ cọc, ngân hàng đang giữ sổ, nhà cung cấp đang giữ hàng ký gửi. Người chỉ có sổ nợ thì xếp sau.
Mối quen cũng không ngoại lệ. Phần lớn các vụ mất trắng trong buôn sỉ đến từ khách đã lấy hàng nhiều năm, vì chính sự quen biết làm người bán nới hạn mức dần dần mà không ai để ý. Một khách vốn chỉ nợ gối đầu một chuyến hàng, sau ba năm có thể nợ tới năm sáu chuyến, đủ để họ thấy trả không nổi và chọn cách im lặng.
Bảo đảm ở đây không phải là nghi ngờ khách. Nó là cách biến lời hứa thành một thứ có thể dùng được khi lời hứa không còn giá trị. Bạn không cần áp cùng một mức cho mọi người, nhưng cần biết với mỗi khách, nếu ngày mai họ đóng cửa thì bạn cầm được gì trong tay.
Các biện pháp hộ kinh doanh có thể dùng khi bán chịu
Bộ luật Dân sự 2015 liệt kê chín biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Trong buôn bán sỉ nhỏ, các biện pháp dưới đây hay được dùng nhất. Bảng so theo những gì người bán thật sự quan tâm.
| Biện pháp | Bạn cầm được gì | Hợp với khách nào | Chỗ hay hở |
|---|---|---|---|
| Đặt cọc trước khi giao | Một khoản tiền thật trong tay | Khách mới, đơn hàng đặt riêng | Cọc nhỏ so với nợ thì chỉ bù được một phần |
| Khoản ký quỹ khi nhận làm đại lý | Tiền giữ suốt thời gian hợp tác | Đại lý lấy hàng đều, có hạn mức | Không ghi rõ điều kiện trừ và trả lại thì dễ cãi nhau |
| Bảo lưu quyền sở hữu | Quyền đòi lại chính lô hàng chưa trả đủ | Hàng giá trị cao, còn nhận diện được (máy, thiết bị) | Hàng tiêu dùng bán lẻ hết rồi thì không còn gì để đòi |
| Giao hàng ký gửi | Hàng vẫn là của bạn cho tới khi bán | Điểm bán mới, mặt hàng khó đoán sức bán | Phải kiểm kê định kỳ, sổ sách phải rõ |
| Bảo lãnh của người khác | Thêm một người phải trả thay | Khách là cơ sở nhỏ, có chủ hoặc người thân đủ khả năng | Bảo lãnh bằng miệng gần như không dùng được |
| Thế chấp, cầm cố tài sản | Quyền xử lý một tài sản cụ thể | Nợ lớn, kéo dài | Thủ tục nặng, phải đăng ký mới đứng vững trước người khác |
Đừng nghĩ phải chọn một. Cách thường thấy ở những người bán sỉ lâu năm là chia tầng: khách mới trả ngay hoặc đặt cọc, khách đã quen có hạn mức, khách nợ lớn mới tính tới bảo lãnh hay tài sản.
Chia khách theo mức nợ để chọn bảo đảm vừa sức
Khách mới, chưa rõ nết trả tiền. Với người mới, câu hỏi không phải là giữ bảo đảm gì mà là có nên bán chịu hay không. Vài chuyến đầu nên thu tiền khi giao, hoặc đặt cọc một phần trước. Khi khách đã trả đúng hạn vài lần, bạn mới mở hạn mức nhỏ.
Khách quen, nợ gối đầu một vài chuyến. Nhóm này đông nhất và thường không cần tài sản bảo đảm. Thứ cần có là hạn mức nợ tối đa được ghi rõ, kỳ chốt nợ cố định và chứng từ giao nhận có chữ ký người nhận. Đây là bằng chứng nợ, chưa phải biện pháp bảo đảm, nhưng không có nó thì mọi biện pháp khác cũng khó dùng.
Đại lý lấy hàng đều, nợ ở mức đáng kể. Khi số nợ thường xuyên vượt khoản lãi bạn có được từ khách đó trong vài tháng, nên tính tới khoản ký quỹ khi nhận làm đại lý, hoặc chuyển một phần hàng sang ký gửi. Hai cách này giữ được mối vì là tập quán quen thuộc trong phân phối.
Khách nợ lớn, đề nghị nới thêm. Đây là lúc đáng đòi bảo lãnh của chủ cơ sở hay người thân, hoặc nhận thế chấp một tài sản. Nếu khách không đưa ra được bảo đảm nào mà vẫn muốn nợ thêm, việc dừng giao hàng thường là quyết định đỡ đau hơn.
Khách đang chậm trả. Khi khách đã trễ nhiều kỳ, bảo đảm khó xin hơn rất nhiều. Lúc này nên chốt nợ bằng văn bản có chữ ký, thoả thuận lịch trả và dừng nới thêm. Cố đòi khách thế chấp tài sản khi họ đã nợ nhiều nơi thường gặp đúng tài sản đã bị người khác giữ trước.
Những gì phải có trên giấy dù không giữ tài sản nào
Nhiều hộ kinh doanh bỏ qua bước giấy tờ vì nghĩ chỉ cần sổ nợ. Khi có tranh chấp, sổ do một mình bạn ghi rất khó thuyết phục người thứ ba. Bộ giấy tối thiểu nên gồm:
- Một thoả thuận mua bán hoặc hợp đồng nguyên tắc nêu hạn mức nợ, kỳ chốt nợ, thời hạn trả, quyền dừng giao hàng khi vượt hạn mức hoặc trễ hạn.
- Phiếu giao hàng ghi số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày giao và chữ ký người nhận; nếu người nhận là nhân viên của khách thì nên thoả thuận trước ai được ký nhận.
- Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ, có chữ ký của khách. Đây là thứ có giá trị nhất khi đòi nợ vì khách đã tự xác nhận số tiền.
- Chứng từ chuyển khoản mỗi lần khách trả, ghi rõ nội dung là trả cho đợt hàng nào.
- Nếu có khoản đặt cọc hay ký quỹ: giấy ghi số tiền, mục đích, điều kiện bị trừ và thời điểm trả lại.
- Nếu có người bảo lãnh: văn bản bảo lãnh có chữ ký của chính người bảo lãnh, ghi phạm vi bảo lãnh tới mức nào.
Biên bản đối chiếu công nợ còn có ý nghĩa về thời hiệu. Khi khách thừa nhận khoản nợ bằng văn bản, việc tính thời hiệu khởi kiện thường được xem xét lại từ thời điểm đó; chi tiết nên đối chiếu quy định hiện hành nếu khoản nợ đã để lâu.
Đặt cọc, ký quỹ hay ký gửi: chọn thế nào cho đại lý
Ba cách này hay bị trộn với nhau trong cách nói hằng ngày. Đặt cọc là khoản tiền bên mua giao trước để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng; theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, bên nào bội ước thì chịu phạt cọc, trừ khi có thoả thuận khác. Đặt cọc hợp với từng đơn hàng riêng lẻ, nhất là hàng làm theo yêu cầu.
Khoản mà các hãng hay nhà phân phối gọi là "ký quỹ đại lý" thường là tiền đại lý giao cho bên cấp hàng để giữ suốt thời gian hợp tác, bù vào khi đại lý không trả nợ. Về mặt luật, ký quỹ theo đúng nghĩa của Bộ luật Dân sự là gửi tiền vào tài khoản phong toả ở tổ chức tín dụng, còn khoản đưa thẳng cho người bán là một thoả thuận bảo đảm có bản chất gần với đặt cọc. Tên gọi không quyết định; điều quan trọng là giấy tờ ghi rõ khoản tiền dùng vào việc gì.
Ký gửi khác hẳn hai cách trên: bạn không bán hàng cho đại lý mà giao hàng để họ bán hộ, hưởng hoa hồng hoặc chênh lệch. Hàng chưa bán vẫn là của bạn. Cách này hợp với điểm bán mới hoặc mặt hàng khó đoán sức bán, đổi lại bạn phải theo dõi tồn kho ở nhiều nơi và chấp nhận hàng quay về khi bán chậm.
Những sai lầm làm mất cả hàng lẫn mối
Sai lầm phổ biến nhất là giữ giấy tờ tuỳ thân, cà vẹt xe hoặc sổ đỏ của khách "làm tin" mà không lập thoả thuận bảo đảm nào. Giữ căn cước của người khác để ép trả nợ là không nên và có thể vi phạm quy định về quản lý giấy tờ tuỳ thân. Còn giữ sổ đỏ mà không có hợp đồng thế chấp công chứng, không đăng ký thì bạn không có quyền gì với mảnh đất; chủ đất vẫn có thể làm lại giấy hoặc dùng tài sản cho việc khác.
Sai lầm thứ hai là tự ý đến lấy hàng hay tài sản của khách khi họ chậm trả. Kể cả khi số hàng đó đúng là bạn từng giao, việc vào cửa hàng của người khác để mang đồ đi mà không có sự đồng ý có thể bị xem là chiếm đoạt hay gây rối. Quyền đòi lại phải đi qua thoả thuận hoặc qua toà án.
Sai lầm thứ ba là nới hạn mức theo lời khẩn khoản thay vì theo số liệu. Một khách xin thêm một chuyến "để quay vòng" khi đã nợ quá hạn thường đang thiếu tiền thật. Dừng giao một chuyến có thể mất một khách, nhưng giao thêm năm chuyến rồi mất cả năm chuyến thì nặng hơn nhiều.
Cuối cùng là để chứng từ rải rác: phiếu giao hàng trong ngăn kéo, tin nhắn trên điện thoại cũ, chuyển khoản không ghi nội dung. Khi cần đòi, người bán mất nhiều tuần chỉ để tự chứng minh khoản nợ có thật.
Khi nào nên dừng bán chịu và tìm người giúp
Có vài tín hiệu cho thấy bảo đảm nào cũng đã muộn: khách đổi số điện thoại, hẹn trả rồi lùi nhiều lần, trả bằng hàng tồn thay vì tiền, hoặc bạn nghe tin họ nợ nhiều nhà cung cấp khác. Khi thấy những dấu hiệu đó, việc đầu tiên là dừng giao thêm và chốt số nợ bằng văn bản có chữ ký, kể cả khi khách chỉ đồng ý trả dần.
Nếu khoản nợ đủ lớn để ảnh hưởng tới vốn của bạn, khách có tài sản nhưng không hợp tác, hoặc khách là công ty đang có dấu hiệu ngừng hoạt động, nên nhờ người làm nghề luật xem lại chứng từ trước khi gửi yêu cầu hay khởi kiện. Thời điểm ra tay sớm hay muộn có khi quyết định bạn có được trả hay không, vì tài sản của con nợ thường bị chủ nợ khác giữ trước.
Trong mọi trường hợp, không dùng đến người đòi nợ thuê có hành vi đe doạ, bôi nhọ hay quấy rối. Những cách đó không làm bạn có thêm quyền, mà biến bạn từ người bị nợ thành người có thể bị xử lý.
Câu hỏi thường gặp
Bán chịu mà chỉ có sổ nợ do mình ghi thì đòi được không?
Sổ do một mình bạn ghi là chứng cứ yếu vì không có xác nhận của khách. Bạn nên bổ sung bằng tin nhắn khách thừa nhận nợ, chứng từ chuyển khoản các lần trước, phiếu giao hàng có chữ ký hoặc lời của người làm chứng, rồi tìm cách chốt lại số nợ bằng văn bản.
Có nên giữ căn cước của khách sỉ làm tin không?
Không nên. Giấy tờ tuỳ thân không phải tài sản bảo đảm, giữ nó không cho bạn quyền gì với khoản nợ, lại có thể vi phạm quy định về quản lý giấy tờ cá nhân. Nếu cần bảo đảm, hãy dùng đặt cọc, bảo lãnh hoặc tài sản có thoả thuận rõ ràng.
Hạn mức công nợ có phải là biện pháp bảo đảm không?
Không. Hạn mức chỉ giới hạn số tiền bạn chấp nhận cho nợ, giúp rủi ro không phình ra. Nó không cho bạn quyền ưu tiên với tài sản nào. Tuy vậy, hạn mức kết hợp với điều khoản dừng giao hàng là cách quản lý rủi ro hiệu quả nhất cho phần lớn khách quen.
Khách sỉ chỉ là hộ kinh doanh, không có công ty, thì ai chịu nợ?
Hộ kinh doanh không tách tài sản kinh doanh khỏi tài sản riêng như công ty. Theo nguyên tắc chung, chủ hộ và các thành viên tham gia kinh doanh chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình với nghĩa vụ của hộ. Bạn nên ghi rõ tên người đứng hộ trên giấy tờ mua bán.
Khoản ký quỹ đại lý bao nhiêu là hợp lý?
Không có mức chung bắt buộc. Người bán thường tính theo hạn mức nợ cho phép, ví dụ giả định ký quỹ tương đương một phần hạn mức, phần còn lại dựa vào uy tín và chứng từ. Điều quan trọng hơn con số là giấy ghi rõ khi nào bị trừ và bao lâu được trả lại.
Khách đang nợ mà đề nghị trả bằng hàng tồn thì có nên nhận?
Có thể nhận nếu bạn bán lại được hàng đó, nhưng phải định giá trên giấy, có chữ ký hai bên và ghi rõ số tiền được trừ vào nợ. Nhận hàng mà không ghi giá trị là dễ cãi nhau về sau, nhất là khi hàng cận hạn hoặc lỗi mốt.