Trong đơn hàng gia công giữa hai cơ sở, tiền đặt cọc nên được tính để ít nhất bù được phần nguyên liệu và chi phí chuẩn bị mà xưởng phải bỏ ra riêng cho đơn đó, và phải ghi rõ cọc được trừ vào đợt thanh toán nào, bị mất trong trường hợp nào. Khi bên đặt hàng huỷ đơn không có lý do chính đáng, theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự, khoản đặt cọc thuộc về bên nhận cọc, trừ khi hợp đồng thoả thuận khác; thiệt hại vượt quá khoản cọc chỉ đòi thêm được khi có căn cứ.
Bài này dành cho các xưởng may, xưởng in bao bì, xưởng mộc, xưởng cơ khí nhận đơn từ cơ sở khác, và cho người đặt hàng muốn biết mình đang ký gì. Góc nhìn là quan hệ giữa hai bên làm ăn, không phải khách lẻ đặt đồ dùng gia đình. Những con số trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Vì sao đơn gia công cần cọc khác với mua hàng có sẵn
Khi bán hàng có sẵn, khách huỷ đơn thì hàng vẫn nằm trong kho, bán cho người khác được. Đơn gia công thì khác: xưởng mua vải theo màu khách chọn, in bao bì có tên thương hiệu của khách, đặt khuôn theo bản vẽ riêng. Nếu khách bỏ ngang, phần lớn những thứ đó trở thành phế liệu hoặc hàng tồn không bán được.
Vì vậy cọc trong đơn gia công có hai chức năng. Thứ nhất là bảo đảm khách thật sự thực hiện hợp đồng, đúng như bản chất đặt cọc. Thứ hai, trên thực tế, là nguồn vốn để xưởng mua nguyên liệu mà không phải ứng hết tiền của mình. Hai chức năng này nên được tách bạch trên giấy, vì phần tiền dùng mua nguyên liệu có khi được thoả thuận là tạm ứng chứ không phải đặt cọc.
Sự phân biệt có hậu quả thật. Tiền tạm ứng, nếu hợp đồng chấm dứt, về nguyên tắc được trả lại sau khi trừ chi phí hợp lý đã phát sinh. Tiền đặt cọc thì đi theo quy tắc phạt cọc: bên đặt bội ước thì mất cọc, bên nhận bội ước thì trả lại cọc và một khoản tương đương, trừ khi có thoả thuận khác.
Chia đợt thanh toán theo tiến độ một đơn gia công
Ví dụ giả định một đơn may đồng phục hoặc in bao bì. Tỷ lệ mỗi đợt do hai bên thoả thuận; bảng chỉ minh hoạ cách gắn tiền với mốc công việc.
| Mốc | Việc đã xong | Khoản tiền | Bản chất nên ghi |
|---|---|---|---|
| Ký hợp đồng | Chốt mẫu, số lượng, giá | Một phần nhỏ giá trị đơn | Đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng |
| Duyệt mẫu sản xuất thử | Khách ký duyệt mẫu | Phần đủ để mua nguyên liệu riêng | Tạm ứng hoặc thanh toán đợt một |
| Giao lô đầu | Khách nhận và kiểm lô đầu | Theo tỷ lệ số lượng đã giao | Thanh toán theo lô, trừ dần cọc |
| Giao đủ, nghiệm thu | Biên bản nghiệm thu | Phần còn lại | Thanh toán cuối, cọc đã trừ hết |
Gắn tiền với mốc công việc giúp cả hai bên đỡ rủi ro: xưởng không phải ứng toàn bộ chi phí, khách không phải trả hết trước khi thấy hàng. Mốc duyệt mẫu là quan trọng nhất vì sau mốc đó, mọi thay đổi của khách đều phát sinh chi phí.
Những gì phải có trong giấy đặt cọc đơn gia công
Giấy đặt cọc có thể là một điều khoản trong hợp đồng gia công hoặc văn bản riêng. Nội dung tối thiểu:
- Mô tả hàng: mẫu đã duyệt (kèm bản lưu mẫu có chữ ký hai bên), số lượng, quy cách, dung sai cho phép.
- Số tiền cọc, hình thức giao, và nói rõ đây là đặt cọc hay tạm ứng; nếu một phần là cọc, một phần là tạm ứng thì ghi riêng từng phần.
- Thời điểm cọc được trừ vào tiền hàng.
- Hậu quả khi bên đặt huỷ đơn: mất cọc, có phải trả thêm chi phí nguyên liệu đã mua riêng hay không, và cách chứng minh chi phí đó.
- Hậu quả khi xưởng không giao hoặc giao trễ quá mức: trả lại cọc, phạt cọc, quyền huỷ đơn của bên đặt.
- Điều kiện thay đổi mẫu, số lượng sau khi đã duyệt, và ai chịu chi phí phát sinh.
- Thời hạn bên đặt phải nhận hàng sau khi xưởng báo hàng xong, và xử lý khi quá hạn không nhận.
Một bản lưu mẫu có chữ ký hai bên tốn rất ít công nhưng giải quyết được phần lớn các cuộc cãi nhau về "làm không giống mẫu".
Bên đặt huỷ đơn giữa chừng: xưởng được giữ gì, đòi gì
Huỷ trước khi mua nguyên liệu. Nếu hợp đồng chỉ có khoản đặt cọc và bên đặt huỷ không có lý do chính đáng, xưởng giữ khoản cọc. Thiệt hại thực tế thường thấp, và đây là trường hợp ít tranh chấp nhất.
Huỷ sau khi đã mua nguyên liệu riêng. Lúc này thiệt hại của xưởng có thể lớn hơn khoản cọc. Muốn đòi thêm, xưởng cần chứng minh nguyên liệu được mua riêng cho đơn đó, không dùng được việc khác, và giá trị thật của chúng. Hoá đơn mua, tin nhắn khách duyệt màu, biên bản tồn kho là chứng cứ chính. Nếu hợp đồng đã thoả thuận khoản bồi thường chi phí nguyên liệu khi huỷ, việc đòi sẽ đơn giản hơn nhiều.
Huỷ khi đã sản xuất một phần. Hai bên thường thương lượng theo hướng khách nhận phần đã làm xong theo giá thoả thuận, hoặc bồi thường chi phí. Xưởng nên lập biên bản số lượng đã sản xuất, mời khách xác nhận, trước khi bàn tiếp.
Khách không huỷ nhưng không đến nhận hàng. Xưởng nên gửi thông báo bằng văn bản yêu cầu nhận hàng trong một thời hạn hợp lý. Trong thời gian chờ, hàng của khách đang nằm ở xưởng, và nếu khách còn nợ tiền gia công, xưởng có thể giữ hàng theo quyền cầm giữ, đồng thời có nghĩa vụ bảo quản. Xưởng không được tự bán hàng mang thương hiệu của khách nếu không có thoả thuận hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Khi bên đặt giao nguyên liệu: hao hụt, hư hỏng và phần còn thừa
Không phải đơn gia công nào cũng do xưởng mua nguyên liệu. Nhiều cơ sở đặt hàng tự giao vải, gỗ, phôi kim loại hoặc giấy cho xưởng, chỉ trả tiền công. Khi đó, tài sản có giá trị nhất của đơn hàng lại nằm trong tay xưởng, và câu hỏi bảo đảm đảo chiều: bên đặt cần chắc nguyên liệu của mình được dùng đúng việc và trả lại phần thừa.
Theo nguyên tắc của hợp đồng gia công trong Bộ luật Dân sự, bên nhận gia công phải bảo quản nguyên vật liệu do bên đặt giao, sử dụng đúng mục đích, báo cho bên đặt nếu nguyên liệu không đảm bảo chất lượng, và trả lại phần còn thừa khi xong việc. Nếu nguyên liệu bị mất, hư hỏng do lỗi bảo quản của xưởng, xưởng phải chịu trách nhiệm.
Vì vậy hai bên nên lập biên bản giao nhận nguyên liệu ghi rõ số lượng, quy cách, tình trạng khi giao, và thoả thuận trước định mức hao hụt cho phép. Định mức này khác nhau theo nghề: cắt vải có phần đầu tấm bỏ đi, xẻ gỗ có mùn cưa, dập kim loại có ba via. Không ghi định mức thì khi quyết toán, bên đặt thấy thiếu còn xưởng nói là hao hụt bình thường.
Trong trường hợp này, khoản đặt cọc thường nhỏ hơn vì xưởng không phải bỏ vốn mua nguyên liệu. Ngược lại, xưởng có thể cầm giữ thành phẩm làm từ nguyên liệu đó khi bên đặt chưa trả tiền công, nhưng phải bảo quản như tài sản của người khác và không được tự ý dùng phần nguyên liệu thừa cho đơn khác.
Khi xưởng là bên làm sai: trễ hẹn, sai mẫu, thiếu số lượng
Quan hệ phải nhìn cả hai chiều. Nếu xưởng giao trễ quá thời hạn đã thoả thuận, giao sai mẫu đã duyệt hoặc không đủ số lượng, bên đặt có quyền từ chối nhận phần sai, yêu cầu làm lại, giảm giá, hoặc huỷ hợp đồng nếu vi phạm nghiêm trọng. Khi xưởng là bên từ chối thực hiện hợp đồng, khoản đặt cọc phải được trả lại cùng một khoản tương đương, trừ khi có thoả thuận khác.
Trên thực tế, ranh giới giữa "sai mẫu" và "trong dung sai" là chỗ cãi nhau nhiều nhất. Màu vải lệch nhẹ giữa các lô nhuộm, kích thước bao bì chênh vài milimét, độ dày gỗ khác chút ít đều có thể là bình thường trong nghề nếu hợp đồng có dung sai. Không ghi dung sai thì mỗi bên hiểu một kiểu.
Bên đặt hàng nên kiểm hàng ngay khi nhận, lập biên bản ghi rõ lỗi, chụp ảnh, và báo cho xưởng trong thời hạn thoả thuận. Nhận hàng, đem bán, rồi vài tháng sau mới khiếu nại là tự làm yếu vị trí của mình.
Với đơn hàng có thời vụ như đồng phục đầu năm học, bao bì dịp Tết, quà tặng cuối năm, trễ hẹn vài tuần có thể làm cả lô hàng mất giá trị với bên đặt. Nếu thời hạn giao là yếu tố quyết định, hãy ghi thẳng vào hợp đồng rằng giao trễ quá một mốc nhất định thì bên đặt được huỷ đơn, nhận lại cọc và khoản phạt cọc. Ghi như vậy, cả hai bên đều biết trước cái giá của việc trễ hẹn và xưởng sẽ cân nhắc kỹ hơn khi nhận đơn vượt công suất.
Khi nào cần nhờ người làm nghề luật
Với đơn hàng nhỏ, hai bên thường tự thương lượng được. Nhưng nếu giá trị đơn lớn so với vốn của một trong hai bên, nguyên liệu đặt riêng có giá trị cao, hoặc một bên là doanh nghiệp nước ngoài, nên nhờ người làm nghề luật xem hợp đồng trước khi ký. Một điều khoản về chi phí khi huỷ đơn, viết đúng ngay từ đầu, tiết kiệm được nhiều tháng tranh chấp.
Khi tranh chấp đã xảy ra, việc đầu tiên là gom chứng cứ: hợp đồng, bản lưu mẫu, tin nhắn duyệt, hoá đơn nguyên liệu, biên bản giao nhận. Sau đó gửi văn bản nêu yêu cầu cụ thể. Nếu thương lượng không thành, hai bên có thể chọn hoà giải thương mại, trọng tài nếu đã thoả thuận, hoặc khởi kiện tại toà án có thẩm quyền.
Dù đang tranh chấp, đừng tự ý tiêu huỷ hay bán hàng gia công của đối phương. Hàng đó vừa là chứng cứ, vừa có thể là tài sản mà sau này toà xác định thuộc về ai.
Câu hỏi thường gặp
Cọc đơn gia công nên bao nhiêu phần trăm?
Luật không quy định tỷ lệ. Thực tế các bên thường tính để cọc cộng tạm ứng đủ bù chi phí nguyên liệu đặt riêng và khuôn mẫu. Đơn càng nhiều chi phí riêng cho một khách, tỷ lệ trả trước càng cao. Điều quan trọng là ghi rõ đâu là cọc, đâu là tạm ứng.
Bên đặt huỷ đơn thì xưởng có được giữ cả cọc lẫn đòi bồi thường không?
Theo nguyên tắc chung, bên huỷ không có lý do chính đáng mất cọc. Đòi thêm bồi thường vượt khoản cọc thì cần thoả thuận trong hợp đồng hoặc chứng minh được thiệt hại thực tế và căn cứ pháp lý. Nên viết điều khoản này rõ từ đầu để tránh tranh luận.
Khuôn đúc, bản in do khách trả tiền làm thì thuộc về ai?
Phụ thuộc thoả thuận. Nếu khách trả riêng tiền làm khuôn, hợp đồng nên ghi khuôn thuộc về khách, xưởng giữ và bảo quản, khách được lấy về khi chấm dứt hợp tác. Không ghi thì dễ tranh chấp khi khách muốn chuyển sang xưởng khác.
Xưởng có được dùng tiền cọc mua nguyên liệu cho đơn khác không?
Về luật, tiền cọc giao cho xưởng thuộc quyền sử dụng của xưởng trong thời gian hợp đồng. Nhưng nếu dùng sang việc khác rồi không đủ tiền làm đơn của khách, xưởng sẽ vi phạm hợp đồng. Nên giữ dòng tiền của từng đơn đủ rõ để kiểm soát.
Đơn gia công chỉ chốt qua tin nhắn có giá trị không?
Tin nhắn có thể là chứng cứ về việc giao kết hợp đồng nếu thể hiện đủ nội dung chính như hàng hoá, số lượng, giá, thời hạn. Tuy vậy, với đơn lớn nên ký văn bản để tránh tranh luận về điều khoản không được nhắc trong tin nhắn.
Khách không nhận hàng đã xong thì xưởng giữ được bao lâu?
Không có thời hạn chung cố định. Xưởng nên thông báo yêu cầu nhận hàng bằng văn bản với thời hạn hợp lý. Trong thời gian giữ, xưởng phải bảo quản. Muốn xử lý hàng thì cần thoả thuận với khách hoặc đi qua toà án, không tự ý bán.