Giấy đặt cọc cho giao dịch nhỏ giữa cá nhân không cần công chứng, không cần mẫu in sẵn; viết tay vẫn có giá trị nếu hai bên tự nguyện, nội dung hợp pháp và đủ thông tin để người thứ ba đọc là hiểu. Tám ý nên có: hai bên là ai, cọc cho giao dịch gì, số tiền hoặc tài sản cọc, hạn chót, hậu quả khi bên đặt cọc bỏ ngang, hậu quả khi bên nhận cọc bỏ ngang, các trường hợp được hoàn cọc, ngày lập và chữ ký hai bên.
Phần lớn các vụ cãi nhau về tiền cọc ngoài nhà đất bắt đầu từ một tờ giấy thiếu một hai dòng: không ghi hạn, không ghi bên nhận cọc bỏ ngang thì sao, hoặc chỉ một bên ký. Bài này đi qua từng dòng nên có, một ví dụ giả định cho giấy cọc thuê phòng trọ, các lỗi hay gặp và khi nào nên nhờ chứng thực chữ ký. Đây không phải mẫu chuẩn bắt buộc; bạn viết bằng lời của mình, miễn đủ ý.
Vì sao giấy vài dòng vẫn đủ giá trị
Pháp luật dân sự không bắt thoả thuận đặt cọc phải theo một hình thức đặc biệt. Đặt cọc có thể bằng lời nói, nhưng giấy tờ giúp chứng minh. Tờ giấy viết tay có chữ ký hai bên là chứng cứ về việc đã có thoả thuận, nội dung thoả thuận và việc tiền đã được giao. Khi có tranh chấp, người giải quyết đọc nó như đọc một hợp đồng.
Vì vậy, giá trị của giấy cọc không nằm ở việc nó trông trang trọng hay có tiêu đề in hoa, mà ở chỗ một người ngoài cuộc đọc có hiểu ngay ai cọc cho ai, bao nhiêu, để làm gì, đến khi nào, và nếu không thành thì ra sao hay không. Một tờ giấy dài ba trang đầy câu chữ pháp lý nhưng thiếu hạn chót vẫn yếu hơn tờ giấy nửa trang đủ tám ý.
Giấy cọc cũng là nơi hai bên tự đặt luật chơi cho mình. Bộ luật Dân sự có quy tắc mặc định về mất cọc và phạt cọc, nhưng cho phép thoả thuận khác. Nếu giấy không nói gì, quy tắc mặc định được áp dụng; nếu giấy nói rõ một cách khác hợp pháp, cách đó được tôn trọng. Đó là lý do mỗi dòng trong giấy, dù ngắn, đều có trọng lượng: nó có thể thay thế hoặc bổ sung cho quy tắc mà nhiều người tưởng là cố định. Trước khi ký, hãy đọc to từng dòng một lần cho cả hai bên cùng nghe; những chỗ hiểu khác nhau thường lộ ra ngay lúc đó.
Có một ngoại lệ đáng nhớ: giao dịch chính phải công chứng, như mua bán nhà đất, thì bản thân giấy cọc vẫn không bắt buộc công chứng, nhưng rủi ro lớn hơn nhiều và không thuộc phạm vi bài này. Với thuê phòng, mua xe, đặt hàng, đặt dịch vụ, giấy viết tay là đủ dùng.
Tám dòng phải có
Viết theo thứ tự dưới đây cho dễ đọc. Mỗi dòng có thể là một câu hoặc một đoạn ngắn.
- Hai bên là ai: họ tên, năm sinh, số căn cước, nơi cư trú của bên đặt cọc và bên nhận cọc. Chỉ ghi số căn cước, không giữ bản gốc của nhau.
- Cọc cho giao dịch gì: mua món gì, thuê gì, đặt làm gì, giá đã chốt bao nhiêu; mô tả đủ để không nhầm với món khác.
- Số tiền hoặc tài sản cọc: ghi bằng số và bằng chữ; cách giao: tiền mặt hay chuyển khoản, vào tài khoản nào.
- Hạn chót: ngày phải ký hợp đồng chính, ngày giao hàng hoặc ngày dọn vào.
- Bên đặt cọc bỏ ngang: mất cọc, hay mức khác hai bên thoả thuận.
- Bên nhận cọc bỏ ngang: trả lại cọc và một khoản tương đương, hay mức khác.
- Trường hợp được hoàn cọc không phạt: những điều kiện cụ thể, đo được, ví dụ hàng không đúng mẫu, giấy tờ không hợp lệ, sự kiện bất khả kháng.
- Ngày lập, chữ ký và họ tên viết tay của hai bên; có người làm chứng thì thêm họ tên, chữ ký người đó.
Nếu giao dịch thành, thêm một câu về việc tiền cọc được trừ vào giá hay trả lại. Một câu này giúp tránh hiểu lầm ở lần thanh toán cuối.
Ví dụ giả định: giấy cọc giữ phòng trọ
Một giấy cọc giữ phòng trọ đủ ý có thể diễn đạt như sau, viết liền thành đoạn: bên nhận cọc là chủ phòng, ghi họ tên, năm sinh, số căn cước, địa chỉ; bên đặt cọc là người thuê, ghi tương tự. Hai bên thoả thuận về việc thuê phòng số mấy tại địa chỉ nào, giá thuê mỗi tháng bao nhiêu, đã gồm hay chưa gồm điện nước, ngày dọn vào là ngày nào.
Tiếp theo, ghi bên đặt cọc giao số tiền bao nhiêu để giữ phòng và bảo đảm việc ký hợp đồng thuê vào ngày dọn vào. Nếu đến ngày đó bên đặt cọc không thuê, bên đặt cọc mất khoản cọc. Nếu bên nhận cọc cho người khác thuê hoặc không giao phòng, bên nhận cọc trả lại khoản cọc và thêm một khoản bằng số tiền cọc. Khi ký hợp đồng thuê, khoản cọc giữ phòng được chuyển thành một phần tiền cọc thuê nhà, hoặc trừ vào tiền thuê tháng đầu, tuỳ hai bên chọn.
Cuối cùng, ghi trường hợp được hoàn cọc: phòng không đúng hiện trạng đã xem, ví dụ bị dột, mất điện nước kéo dài, hoặc chủ phòng thay đổi giá thuê so với đã thoả thuận. Ngày lập, hai bên ký và ghi rõ họ tên. Toàn bộ chỉ khoảng nửa trang giấy, nhưng đã trả lời được mọi câu hỏi hay gây cãi nhau.
Lưu ý khoản cọc giữ phòng khác với tiền cọc thuê nhà đưa khi ký hợp đồng thuê. Cọc giữ phòng bảo đảm việc ký; tiền cọc thuê nhà bảo đảm việc thực hiện hợp đồng thuê, thường được trả lại khi trả phòng. Giấy cọc nên ghi rõ khoản đang ký là khoản nào.
Những lỗi làm giấy cọc mất sức nặng
Các lỗi dưới đây gặp rất thường xuyên và hầu hết đều tránh được chỉ bằng một lần đọc lại trước khi ký.
- Chỉ bên nhận cọc ký "đã nhận đủ tiền", không có chữ ký bên đặt cọc: chứng minh được việc giao tiền nhưng khó chứng minh hai bên đã thống nhất hậu quả.
- Không ghi ngày lập, hoặc ghi ngày không khớp với ngày chuyển khoản.
- Ghi "đưa trước", "tạm ứng" thay vì "đặt cọc" khi muốn có chế tài cọc.
- Sửa số tiền, tẩy xoá mà không có chữ ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
- Người ký không phải là chủ tài sản hoặc người có quyền, ví dụ con ký thay bố mẹ mà không có uỷ quyền.
- Chỉ lập một bản, một bên giữ; bên kia chỉ có ảnh chụp mờ.
- Viết "hoàn cọc nếu có lý do chính đáng" mà không nói lý do nào là chính đáng.
- Ghi mức phạt cọc rất cao nhưng chỉ áp cho một bên.
Lập ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một. Chụp ảnh rõ nét cả hai bản ngay sau khi ký và gửi cho nhau qua tin nhắn: việc này vừa lưu bản sao, vừa tạo mốc thời gian.
Ký, làm chứng, chứng thực: cần đến đâu
Không phải giao dịch nào cũng cần thêm thủ tục. Bảng dưới gợi ý mức độ phù hợp với giá trị và rủi ro.
| Mức độ | Làm thế nào | Hợp với |
|---|---|---|
| Hai bên ký | Ký và ghi rõ họ tên dưới giấy; mỗi bên giữ một bản | Giao dịch nhỏ, hai bên biết nhau |
| Có người làm chứng | Người làm chứng đủ năng lực, không có quyền lợi trong giao dịch, ký và ghi họ tên | Giao dịch vừa, hai bên mới quen |
| Chứng thực chữ ký | Hai bên ký trước người thực hiện chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng | Cọc giá trị lớn, lo bên kia sau này chối chữ ký |
| Công chứng | Công chứng viên chứng nhận nội dung giao dịch | Khi hai bên muốn mức chắc chắn cao nhất; không bắt buộc với giao dịch nhỏ |
Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký đúng là của người ký, không xác nhận nội dung giấy hợp pháp hay công bằng. Công chứng thì công chứng viên có xem xét nội dung. Lệ phí, thủ tục cụ thể nên hỏi tại nơi làm vì có thể thay đổi theo văn bản hiện hành.
Giữ giấy và chứng cứ đi kèm
Bản gốc cất riêng. Đừng để giấy cọc trong ví hay trong xe. Một tờ giấy bị ướt, rách hay mất là mất chứng cứ chính.
Ảnh chụp có mốc thời gian. Chụp ngay sau khi ký, gửi qua tin nhắn cho bên kia. Ảnh trong tin nhắn có ngày giờ, khó bị nói là làm sau.
Sao kê chuyển khoản. Nếu cọc bằng chuyển khoản, nội dung nên ghi ngắn gọn mục đích, ví dụ "coc giu phong 203". Sao kê cùng giấy cọc là bộ chứng cứ mạnh.
Tin nhắn trao đổi trước và sau. Tin nhắn chốt giá, chốt mẫu, nhắc hạn đều có giá trị bổ sung. Đừng xoá các cuộc trò chuyện này cho đến khi giao dịch xong hẳn.
Giữ đến khi hết thời hiệu. Sau khi giao dịch xong, vẫn nên giữ giấy tờ thêm một thời gian, nhất là với các khoản cọc lớn hoặc giao dịch còn bảo hành.
Sửa đổi, gia hạn và huỷ giấy cọc
Kế hoạch thay đổi là chuyện thường: lùi ngày dọn vào, đổi món hàng, giảm giá. Mỗi thay đổi về hạn chót, giá, món hàng hoặc hậu quả nên được ghi lại, tốt nhất là viết thêm vài dòng bổ sung vào chính tờ giấy cũ hoặc một tờ phụ, hai bên ký. Nếu chỉ thoả thuận miệng, đến lúc có chuyện, mỗi người sẽ nhớ một kiểu.
Gia hạn là thay đổi hay bị bỏ quên nhất. Giấy ghi hạn ngày 10, đến ngày 10 hai bên nhắn nhau "để tuần sau", rồi một bên bỏ ngang vào tuần sau. Lúc đó, câu hỏi ai vi phạm phụ thuộc vào tin nhắn gia hạn đó. Hãy nhắn rõ: "đồng ý gia hạn ký hợp đồng đến ngày 17, các điều khác giữ nguyên".
Khi hai bên thống nhất huỷ giao dịch mà không ai bị phạt, nên lập một giấy ngắn ghi việc huỷ theo thoả thuận, số tiền cọc đã được trả lại bao nhiêu, và hai bên không còn yêu cầu gì với nhau. Giấy này khép lại chuyện cũ, tránh việc vài tháng sau một bên đổi ý và đòi phạt cọc.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đặt cọc viết tay có giá trị như giấy đánh máy không?
Có. Pháp luật không phân biệt giấy viết tay hay đánh máy. Điều quan trọng là nội dung đủ ý, rõ ràng và có chữ ký của hai bên. Giấy viết tay còn có lợi là khó bị nói là in sẵn rồi ép ký, vì nét chữ cho thấy ai đã viết.
Chỉ bên nhận cọc ký giấy biên nhận thì có đủ không?
Giấy biên nhận chỉ có chữ ký bên nhận chứng minh được việc tiền đã được giao. Nhưng nếu muốn chứng minh hai bên đã thống nhất hậu quả mất cọc hoặc phạt cọc, nên có chữ ký của cả hai bên trên cùng một văn bản ghi rõ các điều đó.
Có cần ghi số căn cước của hai bên trong giấy cọc không?
Nên ghi, vì giúp xác định đúng người khi có tranh chấp, nhất là khi trùng tên. Chỉ ghi số, không giữ bản gốc căn cước của nhau. Có thể chụp đối chiếu nếu hai bên đồng ý, nhưng nên lưu trữ cẩn thận để tránh lộ thông tin.
Người làm chứng trong giấy đặt cọc cần điều kiện gì?
Người làm chứng nên là người đã thành niên, đủ năng lực hành vi, không có quyền lợi hay nghĩa vụ liên quan đến giao dịch. Họ chứng kiến việc ký và giao tiền, ký và ghi rõ họ tên. Khi có tranh chấp, lời khai của người làm chứng là chứng cứ bổ sung.
Giấy cọc có tẩy xoá số tiền thì còn giá trị không?
Giấy vẫn có thể được xem xét, nhưng chỗ tẩy xoá sẽ bị nghi ngờ. Nếu cần sửa, gạch ngang chỗ sai, viết lại bên cạnh và cả hai bên ký xác nhận ngay chỗ sửa. Tốt nhất là viết lại một tờ mới nếu sửa nhiều.
Nên chứng thực chữ ký giấy cọc khi nào?
Khi khoản cọc có giá trị lớn, hai bên mới quen biết, hoặc bạn lo bên kia sau này chối chữ ký. Chứng thực chữ ký làm tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Thủ tục và lệ phí cụ thể nên hỏi tại nơi làm.