Khi đặt sảnh cưới hay địa điểm tiệc, khoản cọc thường đi kèm một bảng phí huỷ theo mốc ngày, cam kết số bàn tối thiểu và điều khoản cho nhà hàng đổi sảnh, đổi giá. Đây phần lớn là hợp đồng theo mẫu do nhà hàng soạn; các bên được tự thoả thuận mức phí, nhưng điều khoản không rõ thì được hiểu theo hướng có lợi cho khách, và điều khoản miễn trách nhiệm quá rộng, cho nhà hàng đơn phương thay đổi, có thể bị tranh cãi về hiệu lực.
Đặt sảnh thường diễn ra trước ngày tiệc nhiều tháng, có khi cả năm vào mùa cưới. Ở thời điểm ký, ai cũng chỉ nghĩ đến ngày vui, ít người đọc kỹ trang điều khoản. Bài này đi qua những điều khoản hay gặp trong hợp đồng tiệc cưới, tiệc công ty, hội nghị nhỏ, từ phía người đặt tiệc. Phần thợ ảnh, váy cưới và các dịch vụ khác khi hoãn cưới không được nhắc lại ở đây.
Hợp đồng tiệc là hợp đồng theo mẫu: điều đó có nghĩa gì
Phần lớn nhà hàng, trung tâm tiệc cưới có sẵn hợp đồng in, khách chỉ điền ngày, sảnh, thực đơn và ký. Đây là hợp đồng theo mẫu: một bên soạn sẵn, bên kia gần như chỉ có quyền chấp nhận hoặc không. Bộ luật Dân sự và Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng có những quy tắc riêng cho loại hợp đồng này.
Quy tắc đầu tiên: điều khoản không rõ ràng được giải thích theo hướng có lợi cho bên không soạn hợp đồng, tức là khách. Một câu như "huỷ tiệc sát ngày sẽ chịu phí" mà không nói sát là bao nhiêu ngày, phí bao nhiêu, sẽ khó áp vào khách theo cách bất lợi nhất.
Quy tắc thứ hai: những điều khoản loại trừ trách nhiệm của bên bán, cho phép bên bán đơn phương thay đổi điều kiện hoặc áp đặt bất lợi quá mức cho người tiêu dùng có thể bị coi là không có hiệu lực. Danh sách cụ thể các loại điều khoản này nằm trong Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng hiện hành; khi có tranh chấp, nên đối chiếu nguyên văn.
Điều này không có nghĩa mọi điều khoản trong hợp đồng mẫu đều yếu. Bảng phí huỷ theo mốc ngày rõ ràng, áp dụng cho khách đã được đọc trước khi ký, thường là thoả thuận hợp lệ. Bạn được bảo vệ khỏi điều khoản mập mờ và bất công, không phải khỏi những gì mình đã đồng ý rõ ràng.
Những điều khoản hay gặp và cách đọc
Bảng dưới liệt kê các điều khoản phổ biến trong hợp đồng tiệc, cùng câu hỏi bạn nên đặt ra khi đọc.
| Điều khoản | Thường viết thế nào | Câu hỏi nên đặt |
|---|---|---|
| Tiền cọc | Một khoản cố định hoặc phần trăm giá trị dự kiến | Đây là cọc hay tạm ứng? Nhà hàng huỷ thì trả gì? |
| Phí huỷ theo mốc | Huỷ càng sát ngày, phí càng cao | Phí tính trên tiền cọc hay trên tổng giá trị? Mốc tính từ ngày nào? |
| Số bàn tối thiểu | Cam kết tối thiểu số bàn, thiếu vẫn tính tiền | Có được giảm số bàn trước mốc nào không? |
| Đổi ngày tiệc | Cho đổi một lần nếu báo trước | Nếu ngày mới đắt hơn, ai chịu chênh lệch? |
| Đổi sảnh, đổi giá | Nhà hàng có quyền điều chỉnh khi cần | Điều chỉnh trong giới hạn nào? Khách có quyền huỷ không mất cọc không? |
| Bất khả kháng | Thiên tai, dịch bệnh, lệnh hạn chế tụ tập | Cọc xử lý thế nào: hoàn, giữ cho ngày khác, hay mất? |
Điều khoản đổi sảnh, đổi giá một chiều là chỗ hay bị tranh cãi nhất. Nếu hợp đồng cho phép nhà hàng điều chỉnh tuỳ ý mà khách không có quyền rút lui, đó là loại điều khoản nên đề nghị sửa ngay lúc ký.
Phí huỷ theo mốc ngày: cọc, phạt vi phạm hay cả hai
Bảng phí huỷ thường trông như thế này, ví dụ giả định: huỷ trước 90 ngày mất tiền cọc; huỷ từ 89 đến 30 ngày chịu phí bằng một phần tổng giá trị dự kiến; huỷ trong 30 ngày cuối chịu phí cao hơn. Ở mốc đầu, đó là quy tắc mất cọc quen thuộc. Ở các mốc sau, khoản phí vượt quá tiền cọc là một dạng phạt vi phạm hoặc bồi thường được ấn định trước.
Pháp luật cho phép các bên thoả thuận các khoản này, nên bảng phí rõ ràng thường có giá trị. Lý do nhà hàng đặt mốc là có thật: càng sát ngày, càng khó bán lại sảnh cho khách khác, thực phẩm có thể đã được đặt. Nhưng mức phí phải được tính trên một căn cứ rõ ràng; "tổng giá trị dự kiến" khi khách chưa chốt thực đơn, số bàn là con số dễ cãi.
Chiều ngược lại ít khi được viết: nếu nhà hàng huỷ hoặc không bố trí được sảnh như đã hứa thì sao. Theo quy tắc đặt cọc, nếu bên nhận cọc từ chối thực hiện, họ phải trả lại cọc và thêm một khoản tương đương, trừ khi có thoả thuận khác. Nhiều hợp đồng mẫu chỉ ghi "nhà hàng hoàn lại tiền cọc", tức là giảm trách nhiệm của chính họ. Bạn có quyền đề nghị ghi đối xứng.
Một điểm đáng chú ý: mốc ngày tính từ đâu. Từ ngày khách gửi thông báo huỷ bằng văn bản, hay từ ngày nhà hàng xác nhận. Gọi điện báo huỷ mà không có tin nhắn hay email xác nhận thì rất khó chứng minh bạn đã báo trước mốc nào.
Số bàn tối thiểu và giảm số bàn
Cam kết tối thiểu là thoả thuận hợp lệ. Nhà hàng giữ sảnh cho bạn và từ chối khách khác, nên đặt mức tối thiểu là hợp lý. Nếu khách đến ít hơn, bạn vẫn trả cho số bàn tối thiểu đã cam kết.
Chốt số bàn có mốc riêng. Hợp đồng thường cho phép điều chỉnh số bàn đến một mốc, ví dụ vài ngày trước tiệc. Sau mốc đó, số bàn đã chốt là số tính tiền. Hãy ghi lại mốc này và chốt số bàn bằng tin nhắn hoặc email.
Bàn dự phòng. Nhiều nhà hàng chuẩn bị thêm bàn dự phòng và chỉ tính tiền khi bàn được mở. Cần hỏi rõ bàn dự phòng tính thế nào nếu khách mở một phần, và ai quyết định mở.
Giảm số bàn quá nhiều. Nếu bạn giảm số bàn xuống dưới mức tối thiểu vì lý do riêng, nhà hàng có thể tính theo mức tối thiểu hoặc áp phí. Nếu lý do là sự kiện bất khả kháng như lệnh hạn chế tụ tập, cần xem điều khoản bất khả kháng.
Trước khi ký hợp đồng tiệc
Không mất nhiều thời gian, nhưng giúp bạn tránh được phần lớn tranh cãi sau này.
- Xin bản hợp đồng mang về đọc, đừng ký ngay tại quầy khi đang được giục giữ ngày đẹp.
- Đánh dấu các câu về cọc, phí huỷ, đổi ngày, đổi sảnh, số bàn, bất khả kháng.
- Hỏi rõ tiền cọc được trừ vào đâu khi tiệc diễn ra, và nhà hàng huỷ thì trả bao nhiêu.
- Đề nghị ghi đối xứng: phí khách huỷ và trách nhiệm khi nhà hàng huỷ hoặc đổi sảnh.
- Ghi rõ thực đơn, giá mỗi bàn, các khoản phụ thu như phí phục vụ, đồ uống, trang trí, để căn cứ tính phí huỷ không bị đội lên.
- Thống nhất kênh thông báo chính thức: email hoặc tin nhắn, và người phụ trách phía nhà hàng.
- Giữ bản hợp đồng có chữ ký hai bên, biên nhận tiền cọc và sao kê chuyển khoản.
Với tiệc công ty, tất niên, hội nghị nhỏ, người ký nên là người có thẩm quyền của doanh nghiệp, và hợp đồng nên ghi tên doanh nghiệp làm bên đặt. Một nhân viên tự ký bằng tên cá nhân rồi công ty huỷ tiệc sẽ tạo ra tranh chấp không đáng có về ai phải chịu phí.
Phía nhà hàng: viết điều khoản cọc sao cho ít bị tranh cãi
Người kinh doanh tiệc cũng có rủi ro thật: một sảnh bị huỷ sát ngày giữa mùa cưới gần như không bán lại được, thực phẩm và nhân sự đã chuẩn bị. Khoản cọc và bảng phí huỷ là cách hợp pháp để bù cho rủi ro đó. Vấn đề chỉ nằm ở cách viết: điều khoản càng rõ, càng cân bằng thì càng ít bị khách phản đối và càng dễ bảo vệ khi có tranh chấp.
Mấy điểm nên làm: ghi căn cứ tính phí huỷ bằng con số cụ thể, ví dụ tính trên tiền cọc hoặc trên giá trị bàn tối thiểu đã chốt, thay vì "tổng giá trị dự kiến"; ghi mốc tính từ ngày nhận được thông báo bằng văn bản; ghi trách nhiệm của chính nhà hàng khi không bố trí được sảnh như hợp đồng; giới hạn rõ trường hợp được đổi sảnh và cho khách quyền rút lui không mất cọc nếu không đồng ý.
Một thói quen nên có là gửi kèm hợp đồng một trang tóm tắt các mốc quan trọng: ngày chốt thực đơn, ngày chốt số bàn, các mốc phí huỷ. Khách đọc được, hiểu được thì ít khi quay lại cãi. Cách này cũng giúp nhà hàng chứng minh khách đã được thông tin đầy đủ về điều khoản trước khi ký, một yêu cầu quen thuộc với hợp đồng giao kết với người tiêu dùng.
Khi phải huỷ hoặc dời tiệc
Việc đầu tiên là gửi thông báo bằng văn bản sớm nhất có thể, qua kênh đã thống nhất, nêu rõ ngày tiệc, tên người đặt và đề nghị cụ thể: huỷ, dời sang ngày nào, hay giảm số bàn. Thông báo càng sớm, bạn càng ở mốc phí thấp và càng có cơ hội thương lượng.
Dời ngày thường dễ được chấp nhận hơn huỷ hẳn, vì nhà hàng vẫn giữ được khách. Hãy đề nghị chuyển khoản cọc sang ngày mới, đồng thời hỏi về chênh lệch giá nếu ngày mới rơi vào mùa cao điểm. Nhiều nhà hàng linh hoạt nếu bạn báo sớm và chọn ngày ít khách.
Nếu nhà hàng là bên đổi sảnh, đổi giá trái với hợp đồng, hoặc huỷ, bạn có quyền yêu cầu thực hiện đúng, hoặc chấm dứt và đòi lại cọc cùng các khoản theo thoả thuận và theo luật. Ghi lại mọi trao đổi. Khi thương lượng không thành, có thể gửi phản ánh đến cơ quan, tổ chức bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, nhờ hoà giải, hoặc khởi kiện tuỳ số tiền.
Với tiệc bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh hoặc lệnh của cơ quan nhà nước, cả hai bên đều không có lỗi. Khoản cọc lúc này thường được xử lý theo điều khoản bất khả kháng, nếu có; nếu không, hai bên nên thương lượng chuyển ngày hoặc hoàn lại phần chưa phát sinh chi phí.
Câu hỏi thường gặp
Nhà hàng có được giữ toàn bộ tiền cọc khi khách huỷ tiệc trước nhiều tháng không?
Nếu hợp đồng ghi rõ khách huỷ thì mất cọc, đây thường là thoả thuận hợp lệ theo quy tắc đặt cọc, kể cả khi huỷ sớm. Một số nhà hàng có chính sách hoàn một phần khi huỷ rất sớm; bạn nên đọc và hỏi rõ trước khi ký, vì không có quy định chung buộc hoàn cọc theo thời gian.
Phí huỷ cao hơn tiền cọc có hợp pháp không?
Các bên được thoả thuận phạt vi phạm hoặc khoản bồi thường ấn định trước, nên phí huỷ vượt tiền cọc có thể hợp lệ nếu được ghi rõ và khách đã đồng ý. Điều khoản mập mờ, không rõ căn cứ tính, sẽ được giải thích theo hướng có lợi cho khách.
Nhà hàng tự đổi sang sảnh nhỏ hơn thì khách có quyền gì?
Nếu hợp đồng đã ghi sảnh cụ thể, việc đổi sảnh mà không được khách đồng ý là vi phạm. Bạn có thể yêu cầu bố trí đúng, giảm giá, hoặc chấm dứt và đòi lại cọc cùng các khoản theo thoả thuận. Điều khoản cho nhà hàng đổi sảnh tuỳ ý có thể bị tranh cãi về hiệu lực.
Báo huỷ tiệc qua điện thoại có được tính không?
Về nguyên tắc vẫn là thông báo, nhưng rất khó chứng minh thời điểm và nội dung. Nếu hợp đồng quy định kênh thông báo bằng văn bản, bạn nên gửi thêm tin nhắn hoặc email ngay sau cuộc gọi để có mốc thời gian rõ ràng cho việc tính phí huỷ.
Khách mời đến ít hơn số bàn cam kết thì có phải trả đủ không?
Nếu hợp đồng có cam kết số bàn tối thiểu và bạn không điều chỉnh trước mốc chốt, nhà hàng thường tính đủ theo số bàn đã chốt. Bàn dự phòng chưa mở thì tuỳ thoả thuận. Nên chốt số bàn bằng văn bản trước mốc quy định.
Tiệc bị huỷ do lệnh hạn chế tụ tập thì cọc xử lý ra sao?
Đây là trường hợp không bên nào có lỗi. Nếu hợp đồng có điều khoản bất khả kháng, áp dụng theo đó. Nếu không có, hai bên nên thương lượng chuyển ngày hoặc hoàn lại phần chưa phát sinh chi phí; nhà hàng thường không được coi là có quyền giữ trọn cọc như khi khách tự huỷ.