Cọc giữ chỗ tour là khoản cọc bảo đảm hợp đồng lữ hành giữa bạn và doanh nghiệp tổ chức tour. Nếu doanh nghiệp huỷ tour, đổi lịch trình cơ bản hoặc gộp đoàn với điều kiện kém hơn mà bạn không đồng ý, bạn có quyền nhận lại tiền và yêu cầu các khoản theo hợp đồng; nếu bạn tự huỷ, phí huỷ theo mốc trong hợp đồng thường được áp dụng. Kiểm tra trước khi cọc: bên nhận tiền có phải doanh nghiệp được phép kinh doanh lữ hành hay chỉ là người bán lại.
Mùa hè, Tết, các kỳ nghỉ dài là lúc nhiều người cọc tour hoặc combo vé máy bay, khách sạn từ sớm để giữ giá. Cũng là lúc nhiều khoản cọc gặp chuyện: tour ghép không đủ khách bị huỷ, công ty đổi khách sạn, người bán combo trên mạng xã hội không liên lạc được. Bài này viết từ phía người đặt tour, tập trung vào khoản cọc và những gì bạn có quyền yêu cầu.
Ai đang nhận tiền cọc của bạn
Pháp luật về du lịch phân biệt doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành, là bên được cấp giấy phép để xây dựng, bán và tổ chức chương trình du lịch, với đại lý lữ hành, là bên bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành để hưởng hoa hồng. Đại lý không được tự tổ chức tour. Ngoài hai nhóm này còn có rất nhiều cá nhân bán lại combo, vé, phòng qua mạng xã hội mà không thuộc nhóm nào.
Bên nào nhận tiền cọc của bạn quyết định bạn đòi ai và được bảo vệ đến đâu. Với doanh nghiệp lữ hành, bạn có hợp đồng, có địa chỉ, và doanh nghiệp này phải thực hiện ký quỹ kinh doanh lữ hành tại ngân hàng theo quy định, một khoản tiền được dùng để xử lý những rủi ro nhất định với khách du lịch. Với đại lý, bạn cần biết chương trình của doanh nghiệp nào và hợp đồng ký với ai. Với cá nhân bán lại, bạn chỉ có người đó.
Cách kiểm đơn giản: hỏi tên doanh nghiệp tổ chức tour, số giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành, rồi tra trên trang thông tin của cơ quan quản lý du lịch. Hợp đồng và biên nhận tiền nên ghi tên doanh nghiệp đó, không phải tên một nhân viên. Chuyển cọc vào tài khoản cá nhân của nhân viên bán hàng là điểm yếu đầu tiên khi có tranh chấp.
Những gì nên có trong hợp đồng tour trước khi cọc
Chương trình chi tiết. Lịch trình từng ngày, phương tiện, hạng khách sạn hoặc tên khách sạn, số bữa ăn, điểm tham quan có vé. Thứ không ghi thì khó đòi khi bị cắt.
Giá và những gì đã bao gồm. Giá đã gồm thuế phí gì, chưa gồm những gì; phụ thu phòng đơn, phụ thu ngày lễ.
Số khách tối thiểu để khởi hành. Với tour ghép, đây là điều khoản quyết định. Hợp đồng nên nói rõ nếu không đủ khách thì công ty báo trước bao nhiêu ngày và hoàn tiền thế nào.
Phí huỷ của khách theo mốc ngày. Như mọi hợp đồng dịch vụ đặt trước, phí huỷ thường tăng khi sát ngày khởi hành. Hỏi rõ phần vé máy bay đã xuất có hoàn được không.
Trách nhiệm của công ty khi huỷ hoặc thay đổi. Đây là chỗ hợp đồng mẫu thường viết sơ sài nhất. Nên đề nghị ghi rõ: công ty huỷ thì hoàn bao nhiêu, có bồi thường không; đổi khách sạn hạng thấp hơn thì hoàn chênh lệch.
Chuyển nhượng suất tour. Khi bạn không đi được, có được chuyển cho người khác không, phí bao nhiêu. Với tour có vé máy bay, việc đổi tên có thể tốn phí hoặc không làm được.
Công ty thay đổi tour: bạn có thể yêu cầu gì
Bảng dưới là hướng chung khi thay đổi do phía công ty và không phải bất khả kháng. Quyền cụ thể phụ thuộc hợp đồng và quy định hiện hành.
| Thay đổi | Bạn có thể yêu cầu | Lưu ý |
|---|---|---|
| Huỷ tour vì không đủ khách | Hoàn lại toàn bộ tiền đã trả; phạt cọc hoặc bồi thường nếu hợp đồng quy định | Xem điều khoản số khách tối thiểu và thời hạn báo trước |
| Đổi ngày khởi hành | Đồng ý ngày mới hoặc huỷ và nhận lại tiền | Không bắt buộc phải nhận ngày mới |
| Gộp đoàn với tour khác | Chấp nhận nếu chương trình giữ nguyên; từ chối và nhận lại tiền nếu điều kiện kém hơn | Ghi lại những gì thay đổi |
| Đổi khách sạn hạng thấp hơn | Hoàn chênh lệch, hoặc huỷ nếu thay đổi cơ bản | Hợp đồng có tên khách sạn thì dễ chứng minh hơn |
| Cắt điểm tham quan có trong chương trình | Hoàn phần giá tương ứng | Cần chương trình chi tiết làm căn cứ |
Nếu thay đổi do bất khả kháng như bão, sạt lở, lệnh đóng cửa điểm đến, không bên nào có lỗi. Lúc đó, hai bên thường thương lượng dời tour hoặc hoàn lại phần chi phí chưa phát sinh; khoản đã trả cho bên thứ ba không hoàn được thường là phần khó nhất.
Combo vé máy bay, khách sạn bán qua mạng xã hội
Combo giá rẻ đăng trên các hội nhóm du lịch là nguồn tranh chấp lớn. Người bán có thể là đại lý thật, có thể là cá nhân săn phòng giá rẻ để bán lại, và có thể là người không có gì trong tay. Rủi ro điển hình: chuyển cọc rồi không nhận được mã đặt phòng, đến nơi khách sạn không có tên mình, hoặc người bán biến mất trước ngày đi.
Trước khi cọc combo, hãy yêu cầu mã đặt chỗ của hãng bay và xác nhận đặt phòng của khách sạn, rồi tự tra trên trang của hãng hoặc gọi trực tiếp khách sạn để kiểm. Một người bán thật không ngại cung cấp những thông tin này. Người bán né tránh, chỉ gửi ảnh chụp màn hình và giục chuyển tiền nhanh là dấu hiệu nên dừng.
Nếu đã cọc và người bán không giao, nguyên tắc vẫn là đòi lại cọc và phạt cọc theo giấy tờ. Nhưng với một cá nhân bán qua mạng, khả năng đòi phụ thuộc nhiều vào việc bạn có xác định được danh tính, nơi ở của họ hay không. Trường hợp có dấu hiệu nhận tiền của nhiều người rồi biến mất, hãy giữ chứng cứ và trình báo cơ quan công an, thay vì chỉ đăng bài cảnh báo trên mạng.
Đặt tour cho đoàn công ty, nhóm bạn: ai đứng tên, ai chịu cọc
Tour đoàn thường do một người đứng ra liên hệ, đặt cọc thay cả nhóm, rồi thu lại tiền của từng người. Khi có người rút lui, câu hỏi không chỉ là quan hệ với công ty du lịch mà còn là quan hệ giữa người đứng tên với các thành viên. Với công ty, người ký hợp đồng là bên đặt tour; công ty chỉ làm việc với người đó về cọc và phí huỷ.
Với đoàn của doanh nghiệp, nên để doanh nghiệp đứng tên hợp đồng và chuyển cọc từ tài khoản doanh nghiệp. Một nhân viên tự ký bằng tên cá nhân, chuyển cọc bằng tiền riêng, rồi công ty đổi kế hoạch thì nhân viên đó sẽ ở thế khó khi đòi lại tiền từ cả hai phía.
Với nhóm bạn bè, nên thống nhất trước bằng tin nhắn nhóm: mỗi người góp bao nhiêu tiền cọc, ai rút lui sau khi đã cọc thì chịu phần phí huỷ của suất mình, hay được tìm người thay. Hợp đồng tour đoàn cũng thường có giá theo số khách; bớt người có thể làm giá mỗi suất tăng lên, và ai chịu phần tăng này là điều nên nói trước. Những thoả thuận nhỏ như vậy đỡ cho người đứng tên rất nhiều phiền phức khi kế hoạch thay đổi.
Khi công ty báo huỷ hoặc đổi tour
Ngay khi nhận được thông báo, các bước dưới đây giúp bạn giữ quyền lợi.
- Yêu cầu công ty gửi thông báo bằng văn bản hoặc tin nhắn, nêu rõ lý do và phương án đề xuất.
- Đối chiếu với hợp đồng: thay đổi có nằm trong phạm vi công ty được làm không, có báo trước đúng thời hạn không.
- Trả lời rõ bằng văn bản: đồng ý phương án mới, hay từ chối và yêu cầu hoàn tiền, kèm thời hạn hoàn.
- Nếu đồng ý dời tour, yêu cầu xác nhận khoản cọc được chuyển sang tour mới, giá giữ nguyên hay thay đổi.
- Giữ toàn bộ chứng cứ: hợp đồng, biên nhận, chương trình tour, tin nhắn quảng cáo.
- Nếu công ty không hoàn tiền đúng hẹn, gửi đề nghị lần cuối có thời hạn, sau đó có thể phản ánh đến cơ quan quản lý du lịch của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, hoặc tổ chức bảo vệ người tiêu dùng.
Đừng chấp nhận một "voucher đi sau" mà không có thời hạn sử dụng, điều kiện rõ ràng. Nếu nhận voucher, hãy yêu cầu ghi rõ giá trị, thời hạn và việc được hoàn tiền nếu hết hạn mà không có tour phù hợp.
Khi chính bạn huỷ tour
Bạn là người huỷ thì phí huỷ theo mốc trong hợp đồng thường được áp dụng, dù lý do là việc gia đình, công việc hay sức khoẻ. Phí càng cao khi càng sát ngày, phản ánh việc công ty đã trả tiền trước cho khách sạn, hãng bay, nhà xe và khó bán lại suất của bạn.
Có vài cách giảm thiệt hại. Hỏi về việc chuyển nhượng suất cho người khác, thường tốn ít hơn huỷ hẳn. Hỏi dời sang ngày khác cùng chương trình. Nếu lý do huỷ là ốm đau có giấy tờ y tế, nhiều công ty sẵn sàng linh hoạt dù hợp đồng không bắt buộc. Nếu bạn đã mua bảo hiểm du lịch có quyền lợi huỷ chuyến, hãy kiểm tra điều kiện bồi thường.
Phí huỷ nên được tính trên căn cứ rõ ràng. Nếu công ty giữ trọn tiền dù bạn báo huỷ từ rất sớm và hợp đồng không ghi như vậy, bạn có quyền đề nghị công ty giải trình các khoản đã chi không hoàn được. Điều khoản mập mờ trong hợp đồng mẫu được giải thích theo hướng có lợi cho khách.
Câu hỏi thường gặp
Tour ghép không đủ khách bị huỷ, công ty chỉ hoàn tiền mà không bồi thường có đúng không?
Tuỳ hợp đồng. Nếu hợp đồng có điều khoản số khách tối thiểu và công ty báo huỷ đúng thời hạn quy định, việc chỉ hoàn tiền có thể phù hợp. Nếu không có điều khoản đó, hoặc báo quá sát ngày, bạn có căn cứ yêu cầu thêm theo quy tắc đặt cọc hoặc bồi thường thiệt hại thực tế.
Làm sao biết công ty du lịch có được phép tổ chức tour?
Hỏi tên doanh nghiệp và số giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành, rồi tra trên trang thông tin của cơ quan quản lý du lịch. Hợp đồng và biên nhận tiền nên ghi tên doanh nghiệp đó. Đại lý chỉ được bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành, không được tự tổ chức.
Ký quỹ kinh doanh lữ hành giúp gì cho khách?
Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành phải ký quỹ tại ngân hàng theo quy định. Khoản ký quỹ được dùng để xử lý một số rủi ro với khách du lịch trong trường hợp nhất định. Phạm vi sử dụng và thủ tục cụ thể nên đối chiếu với quy định hiện hành của pháp luật về du lịch.
Công ty đổi khách sạn bốn sao thành ba sao thì khách đòi gì?
Nếu hợp đồng ghi hạng khách sạn, việc hạ hạng mà không được bạn đồng ý là thay đổi chương trình. Bạn có thể yêu cầu hoàn chênh lệch, hoặc từ chối nếu thay đổi làm mất mục đích chuyến đi. Hợp đồng ghi tên khách sạn cụ thể giúp chứng minh dễ hơn.
Đã cọc combo qua mạng mà người bán không gửi mã đặt phòng thì làm gì?
Yêu cầu người bán gửi mã đặt chỗ, xác nhận đặt phòng trong thời hạn cụ thể bằng tin nhắn. Nếu không có, yêu cầu hoàn cọc. Giữ toàn bộ tin nhắn và sao kê. Nếu có dấu hiệu lừa đảo nhiều người, trình báo cơ quan công an nơi bạn cư trú.
Có được chuyển suất tour cho người khác khi mình không đi được không?
Nhiều hợp đồng cho phép với một khoản phí, nhất là với tour đi đường bộ. Tour có vé máy bay đã xuất thì việc đổi tên tuỳ chính sách hãng bay, có khi không làm được. Hỏi rõ điều khoản này trước khi cọc để có phương án khi cần.