Đóng tủ, may áo dài, làm rèm hay bàn ghế theo kích thước riêng là hợp đồng gia công: thợ làm theo mẫu và yêu cầu của bạn. Tiền cọc ở đây được xử lý theo quy tắc đặt cọc, nhưng ai mất cọc phụ thuộc vào câu hỏi ai vi phạm: thợ làm sai mẫu đã duyệt hoặc trễ quá hẹn là lỗi của thợ; khách đổi thiết kế, không đến nghiệm thu hoặc huỷ vì đổi ý là lỗi của khách. Mẫu duyệt có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận là chứng cứ quan trọng nhất.
Khác với mua hàng có sẵn, đồ làm theo đơn riêng khó bán lại cho người khác. Thợ đã cắt ván, cắt vải thì không thể quay lại, khách đã chờ hai tháng thì không muốn chờ thêm. Vì vậy tiền cọc với loại giao dịch này thường lớn hơn, và tranh cãi cũng gay gắt hơn. Bài này gợi ý cách chốt mẫu, ghi tiến độ, nghiệm thu, và cách nhìn khi có sai lệch.
Đồ làm theo đơn là hợp đồng gia công
Bộ luật Dân sự gọi đây là hợp đồng gia công: bên nhận gia công thực hiện công việc để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt, bên đặt nhận sản phẩm và trả tiền công. Vật liệu có thể do thợ lo, như xưởng gỗ mua ván, hoặc do khách đưa, như khách mang vải đến tiệm may. Ai cung cấp vật liệu thì người đó chịu trách nhiệm về chất lượng vật liệu, trừ khi thoả thuận khác.
Điều quan trọng nhất của hợp đồng gia công là mẫu và tiêu chuẩn. Bên nhận gia công phải làm đúng số lượng, chất lượng, phương pháp và thời hạn đã thoả thuận. Bên đặt có quyền từ chối nhận sản phẩm không đúng chất lượng đã thoả thuận. Nhưng "đúng" so với cái gì: bản vẽ, ảnh mẫu, lời nói, hay một chiếc tủ tương tự ở nhà người quen. Không chốt được mẫu, mọi tranh luận về sai mẫu sẽ thành lời người này chống lời người kia.
Tiền cọc trong hợp đồng gia công thường được trả ngay khi chốt đơn. Nhiều xưởng gọi nó là "cọc" nhưng dùng như tạm ứng vật liệu. Như đã phân tích ở bài về sự khác nhau giữa tiền cọc và tiền trả trước, nên tách hai phần: một khoản cọc để giữ lời, và một khoản tạm ứng vật liệu có hoá đơn, để khi có chuyện, phần vật liệu đã mua được tính riêng.
Chốt mẫu: những gì nên có trước khi đưa cọc
Đây là bước quyết định phần lớn tranh chấp về sau. Mẫu càng cụ thể, càng ít cãi.
- Bản vẽ hoặc phác thảo có kích thước chính: chiều cao, chiều rộng, chiều sâu, số ngăn, vị trí tay nắm.
- Tên vật liệu cụ thể: loại gỗ, loại ván công nghiệp và lớp phủ bề mặt, loại vải, độ dày; với vải nên giữ một mẩu vải mẫu.
- Màu sắc: chọn trên bảng màu thật, chụp ảnh dưới ánh sáng tự nhiên, ghi mã màu nếu có.
- Phụ kiện: bản lề, ray trượt, khoá kéo, cúc, loại và xuất xứ nếu bạn quan tâm.
- Dung sai chấp nhận được: sai lệch bao nhiêu mi-li-mét hoặc xăng-ti-mét thì vẫn coi là đạt.
- Lịch thử hoặc kiểm tra giữa chừng: với may đo là các buổi thử; với nội thất là kiểm khung trước khi hoàn thiện.
- Xác nhận cuối cùng bằng tin nhắn hoặc chữ ký lên bản vẽ, kèm ngày.
Ảnh mẫu lấy trên mạng chỉ nên là tham khảo phong cách. Nếu bạn muốn thợ làm đúng như ảnh, hãy ghi rõ những chi tiết bắt buộc giống, vì một bức ảnh có thể được hiểu theo nhiều cách.
Sai mẫu: sai đến đâu thì được từ chối nhận
Sai lệch trong dung sai. Nếu đã thoả thuận dung sai và sản phẩm nằm trong đó, bạn phải nhận. Đó là lý do nên ghi dung sai ngay từ đầu.
Sai lệch nhỏ, sửa được. Màu lệch nhẹ, tay nắm khác loại, đường may lệch. Thông thường bạn yêu cầu thợ sửa trong một thời hạn hợp lý, không phải từ chối cả sản phẩm. Từ chối nhận vì một lỗi nhỏ có thể khiến chính bạn bị coi là vi phạm.
Sai cơ bản, không dùng được. Tủ không vừa hốc tường đã đo, áo không mặc được, gỗ khác loại đã chốt. Đây là trường hợp bạn có quyền từ chối nhận, yêu cầu làm lại hoặc chấm dứt hợp đồng, đòi lại cọc và các khoản đã trả, cùng phạt cọc nếu thoả thuận cọc bảo đảm cả việc thực hiện.
Sai do khách đo sai hoặc thay đổi. Nếu số đo do bạn cung cấp, hoặc bạn đổi ý về màu sau khi thợ đã làm, thì sai lệch là trách nhiệm của bạn. Thợ có quyền yêu cầu bạn chịu chi phí làm lại.
Trễ hẹn: bao lâu thì được huỷ và đòi cọc
Đồ làm theo đơn hay trễ, và một vài ngày trễ thường được hai bên bỏ qua. Câu hỏi là trễ bao lâu thì bạn được coi là thợ vi phạm nghiêm trọng, đủ để chấm dứt và đòi lại cọc. Nếu hợp đồng không có câu nào về việc này, sẽ phải xét xem việc trễ có làm mất mục đích của hợp đồng không: một bộ áo dài cho đám cưới mà giao sau ngày cưới là mất mục đích, một bộ bàn ăn trễ một tuần thì thường chưa.
Cách thực tế là ghi một hạn chót và một thời gian gia hạn. Ví dụ giả định: "giao hàng ngày 15; nếu quá ngày 30 chưa giao, bên đặt được chấm dứt hợp đồng, bên nhận gia công trả lại tiền cọc và một khoản tương đương". Có thể kèm phạt chậm giao theo ngày cho khoảng giữa hai mốc. Nhớ rằng nếu đã thoả thuận phạt vi phạm mà không nói gì về bồi thường, theo quy tắc mặc định bạn chỉ được phạt vi phạm.
Khi thợ trễ, hãy gửi tin nhắn hỏi ngày giao cụ thể và lưu lại câu trả lời. Một chuỗi tin nhắn cho thấy bạn đã nhắc nhiều lần, thợ đã hứa nhiều lần, là chứng cứ tốt hơn mọi lời kể. Trước khi tuyên bố huỷ, nên gửi một tin nhắn cuối cùng có thời hạn rõ: "nếu đến ngày… chưa giao, sẽ chấm dứt và đề nghị hoàn cọc".
Lý do trễ cũng quan trọng. Nếu thợ trễ vì bạn chưa duyệt mẫu, chưa bàn giao mặt bằng để đo, chưa thanh toán đợt tiền theo hẹn, thì phần trễ đó không phải lỗi của thợ.
Ví dụ giả định: bộ áo dài cho lễ ăn hỏi
Chị Mai ở Ninh Bình đặt may hai bộ áo dài cho lễ ăn hỏi, đưa cọc 1,5 triệu đồng, hẹn thử lần một sau hai tuần, giao trước lễ năm ngày. Tiệm có ghi số đo vào sổ, chị chụp lại trang sổ và ảnh mẫu vải. Buổi thử lần một, áo chật phần vai; tiệm hứa sửa. Đến hạn giao, tiệm báo thợ nghỉ ốm, xin lùi ba ngày, tức là chỉ còn hai ngày trước lễ.
Ở đây, mục đích của hợp đồng là có áo mặc đúng ngày lễ. Nếu tiệm giao kịp và áo vừa, chị nên nhận dù trễ, vì mục đích vẫn đạt. Nếu đến sát lễ áo vẫn không mặc được, chị có căn cứ từ chối nhận, đòi lại cọc và có thể đòi thêm theo quy tắc phạt cọc, vì việc trễ và sai số đo do phía tiệm. Thợ ốm là lý do đáng thông cảm nhưng thường không phải bất khả kháng, vì tiệm có thể bố trí người khác.
Chi tiết làm chị Mai có lợi là ảnh trang sổ số đo, ảnh mẫu vải và các tin nhắn hẹn ngày. Nếu chỉ có lời hứa miệng, cuộc nói chuyện sẽ trở thành tiệm nói đã giao đúng hẹn ban đầu đã thống nhất lại, chị nói không.
Ai thường chịu tiền cọc trong các tình huống hay gặp
Bảng dưới giả định khoản cọc bảo đảm việc thực hiện đơn hàng và không có thoả thuận khác.
| Tình huống | Hướng xử lý thường gặp | Chứng cứ cần |
|---|---|---|
| Thợ làm sai mẫu đã duyệt, không sửa được | Khách được chấm dứt, nhận lại cọc và có thể đòi phạt cọc | Mẫu có xác nhận, ảnh sản phẩm |
| Thợ trễ quá hạn chót đã ghi | Khách được chấm dứt và đòi lại cọc, phạt cọc theo thoả thuận | Giấy cọc có hạn, tin nhắn nhắc |
| Khách đổi ý không lấy, thợ chưa làm | Khách thường mất cọc | Giấy cọc |
| Khách đổi thiết kế khi thợ đã làm một phần | Khách chịu chi phí phần đã làm, có thể thương lượng giữ đơn với giá mới | Tin nhắn đổi thiết kế, hoá đơn vật liệu |
| Khách không đến nhận dù đã báo xong | Thợ nhắc, sau thời hạn hợp lý có thể yêu cầu thanh toán và chi phí bảo quản | Tin nhắn báo xong, ảnh sản phẩm |
Trường hợp thợ giữ sản phẩm vì khách chưa trả đủ tiền là một biện pháp khác, cầm giữ tài sản, có quy tắc riêng về quyền và nghĩa vụ bảo quản; không nên nhầm với việc giữ tiền cọc.
Phía thợ và xưởng: giữ đơn bằng giấy cọc rõ ràng
Người làm nghề cũng thường là bên chịu thiệt: ván đã cắt theo kích thước một căn bếp không dùng được cho căn khác, vải đã cắt theo số đo một người không bán cho người khác. Khách đổi ý giữa chừng, đổi thiết kế liên tục hoặc không đến nhận đồ là chuyện xưởng nào cũng gặp. Giấy cọc rõ ràng bảo vệ thợ chẳng kém gì bảo vệ khách.
Mấy điều nên ghi: mẫu đã chốt và ngày chốt; quy định mỗi lần khách đổi thiết kế sau khi chốt thì tiến độ lùi thêm bao lâu và chi phí phát sinh tính thế nào; thời hạn khách phải đến nghiệm thu hoặc nhận đồ sau khi được báo; khoản tạm ứng vật liệu tách khỏi khoản cọc, kèm hoá đơn mua vật liệu. Khi khách đổi ý, thợ có căn cứ giữ cọc và tính phần vật liệu đã mua, thay vì phải cãi lời qua tiếng lại.
Thợ cũng nên tự giữ chứng cứ tiến độ: ảnh khung tủ đang làm, ảnh áo đã cắt, tin nhắn báo khách đến thử. Khi khách cho rằng thợ trễ, chuỗi ảnh và tin nhắn này cho thấy phần nào trễ do chính khách chậm duyệt hoặc không đến thử.
Nghiệm thu và trả tiền đợt cuối
Bước nghiệm thu khép lại hợp đồng và chuyển tiền cọc thành tiền thanh toán. Làm cẩn thận giúp tránh cãi nhau sau khi đồ đã vào nhà.
- Kiểm theo danh sách đã chốt: kích thước, vật liệu, màu, phụ kiện, chức năng như đóng mở, trượt ray.
- Chụp ảnh các chi tiết lỗi nếu có và ghi rõ bằng tin nhắn ngay tại buổi nghiệm thu.
- Thống nhất hạn sửa cho từng lỗi nhỏ; có thể giữ lại một phần nhỏ tiền đợt cuối đến khi sửa xong nếu hai bên đồng ý.
- Ghi rõ tiền cọc đã được trừ vào tổng giá như thế nào.
- Hỏi rõ thời hạn và phạm vi bảo hành, nếu thợ có cam kết.
- Ký hoặc nhắn xác nhận đã nhận hàng, kèm ghi chú các lỗi còn lại.
Đừng ký "đã nhận đủ, không có ý kiến" khi còn lỗi chưa sửa. Một xác nhận như vậy khiến việc yêu cầu sửa sau này khó hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Thợ may làm sai số đo thì có được đòi lại tiền cọc không?
Nếu số đo do thợ tự đo và sản phẩm sai đến mức không dùng được, bạn có quyền yêu cầu làm lại hoặc chấm dứt và đòi lại tiền cọc. Nếu sai nhỏ, sửa được, thông thường bạn yêu cầu sửa trước. Nếu số đo do bạn cung cấp sai, trách nhiệm thuộc về bạn.
Đổi màu tủ sau khi đã chốt mẫu thì có mất cọc không?
Không nhất thiết mất cọc, nhưng bạn thường phải chịu chi phí phát sinh nếu thợ đã mua vật liệu hoặc đã làm theo màu cũ. Nên thương lượng bằng tin nhắn để thống nhất chi phí và tiến độ mới, tránh trường hợp thợ coi việc đổi màu là bạn huỷ đơn.
Xưởng gỗ trễ hẹn hai tuần, có được huỷ đơn không?
Tuỳ thoả thuận và mức độ ảnh hưởng. Nếu giấy cọc có hạn chót và đã quá hạn, bạn có căn cứ chấm dứt. Nếu không có, cần xem việc trễ có làm mất mục đích của hợp đồng không. Nên gửi tin nhắn đặt thời hạn cuối trước khi tuyên bố huỷ.
Tiền cọc đóng nội thất nên đưa bao nhiêu?
Luật không quy định mức cụ thể. Thực tế thường cân nhắc giữa giá trị vật liệu thợ phải mua trước và rủi ro bạn chịu nếu thợ bỏ ngang. Tách khoản cọc giữ lời với khoản tạm ứng vật liệu có hoá đơn giúp hai bên rõ ràng hơn khi có tranh chấp.
Khách không đến lấy áo đã may xong thì tiệm may được làm gì?
Tiệm nên nhắc khách bằng tin nhắn và cho một thời hạn hợp lý. Tiệm có quyền yêu cầu khách thanh toán phần còn lại và chi phí bảo quản phát sinh. Việc tự ý bán sản phẩm làm theo số đo của khách mà không thông báo dễ phát sinh tranh chấp.
Thợ đòi thêm tiền vì giá vật liệu tăng sau khi đã nhận cọc có được không?
Nếu giá đã chốt trong giấy cọc, về nguyên tắc thợ không được đơn phương tăng giá. Trường hợp giá vật liệu biến động bất thường, hai bên có thể đàm phán lại. Nếu hợp đồng có điều khoản điều chỉnh giá, áp dụng theo điều khoản đó.