Theo Luật Thương mại, trong quan hệ đại lý, bên giao đại lý là chủ sở hữu hàng hoá giao cho đại lý; vì vậy khi đại lý vỡ nợ, hàng ký gửi chưa bán vẫn thuộc về chủ hàng chứ không phải tài sản để chia cho các chủ nợ khác của đại lý. Khó khăn nằm ở việc chứng minh: hàng nào là hàng ký gửi, hàng nào đại lý đã mua đứt, còn bao nhiêu, nằm ở đâu. Không chứng minh được thì quyền sở hữu trên giấy cũng khó biến thành hàng trong tay.
Bài dành cho nhà sản xuất, nhà phân phối giao hàng cho đại lý bán hộ, và cho chủ đại lý muốn hiểu mình đang giữ hàng của ai. Tình huống thường gặp: đại lý ngừng bán, chủ nhà lấy lại mặt bằng, ngân hàng hay chủ nợ cá nhân tới đòi tiền, và trong kho còn lẫn lộn hàng của nhiều nhà cung cấp.
Ký gửi khác bán chịu ở điểm nào
Khi bán chịu, quyền sở hữu hàng chuyển sang đại lý theo thoả thuận, thường là lúc giao hàng. Đại lý nợ bạn tiền, và nếu đại lý vỡ nợ, bạn đứng cùng hàng với các chủ nợ khác để đòi tiền. Hàng trong kho của đại lý là tài sản của đại lý, chủ nợ nào cũng có thể yêu cầu xử lý để trả nợ.
Khi ký gửi, hay theo cách gọi của Luật Thương mại là đại lý thương mại, đại lý bán hàng nhân danh chính mình nhưng vì quyền lợi của bên giao, hưởng thù lao. Hàng vẫn thuộc sở hữu của bên giao cho tới khi bán cho người mua cuối. Tiền thu được từ việc bán, sau khi trừ thù lao, cũng là tiền phải chuyển cho bên giao.
Sự khác biệt này quyết định bạn đứng ở đâu khi đại lý gặp chuyện. Với hàng ký gửi, bạn không phải chủ nợ xếp hàng chờ chia, mà là chủ sở hữu đòi lại tài sản của mình. Nhưng nếu hợp đồng mập mờ, hoặc thực tế hai bên làm như mua bán (đại lý trả tiền trước, tự định giá, tự chịu hàng tồn), cơ quan giải quyết có thể xác định đó là bán hàng, không phải ký gửi.
Dấu hiệu cho thấy quan hệ là ký gửi hay mua bán
Tên hợp đồng không tự quyết định bản chất. Bảng dưới gom những dấu hiệu thường được xem xét khi có tranh chấp.
| Dấu hiệu | Nghiêng về ký gửi (đại lý) | Nghiêng về mua bán |
|---|---|---|
| Ai quyết định giá bán cho người mua cuối | Bên giao ấn định hoặc khung giá | Đại lý tự định giá |
| Hàng không bán được | Trả lại cho bên giao | Đại lý tự chịu |
| Đại lý nhận gì | Thù lao, hoa hồng theo doanh số | Chênh lệch giữa giá mua và giá bán |
| Thời điểm đại lý trả tiền | Sau khi bán được, theo kỳ quyết toán | Khi nhận hàng hoặc theo hạn nợ |
| Hoá đơn khi giao hàng cho đại lý | Chứng từ xuất kho gửi bán, hoá đơn khi đại lý bán ra | Hoá đơn bán hàng cho đại lý |
| Rủi ro mất mát hàng trong kho đại lý | Theo thoả thuận; đại lý thường chịu nếu có lỗi bảo quản | Đại lý chịu |
Phần chứng từ thuế và hoá đơn có quy định riêng của cụm thuế; điều đáng lưu ý ở đây là chứng từ phải khớp với bản chất ký gửi, vì khi có tranh chấp, hoá đơn bán hàng cho đại lý là chứng cứ rất mạnh cho thấy đã mua bán.
Hồ sơ chủ hàng cần có để lấy lại hàng ký gửi
Phần lớn chủ hàng thất bại không phải vì luật bất lợi, mà vì không đủ giấy để chứng minh hàng nào là của mình. Bộ hồ sơ nên được giữ thường xuyên chứ không đợi tới lúc có chuyện:
- Hợp đồng đại lý ghi rõ hàng giao là hàng gửi bán, quyền sở hữu thuộc bên giao, giá bán, thù lao, kỳ quyết toán và nghĩa vụ trả lại hàng tồn.
- Phiếu xuất kho gửi bán từng đợt, có chữ ký nhận của đại lý, ghi mã hàng, số lượng.
- Biên bản kiểm kê, đối chiếu tồn kho định kỳ có chữ ký của đại lý.
- Dấu hiệu nhận diện hàng: số lô, số seri, tem riêng của nhà sản xuất, bao bì đặc trưng, giúp phân biệt với hàng cùng loại đại lý mua từ nơi khác.
- Báo cáo bán hàng và chứng từ quyết toán thù lao các kỳ.
- Trao đổi bằng văn bản hoặc tin nhắn về việc giao, nhận, trả lại hàng.
Với hàng có seri như máy móc, điện máy, xe, việc chứng minh tương đối dễ. Khó nhất là hàng tiêu dùng không seri, như thực phẩm đóng gói, quần áo, vật liệu xây dựng, khi đại lý cũng nhập cùng loại hàng từ nguồn khác.
Khi biết đại lý gặp khó: trình tự hành động
Thời gian là yếu tố quyết định. Hàng ký gửi càng ở lâu trong kho của đại lý đang vỡ nợ, nguy cơ bị bán tháo, bị chuyển đi hay bị chủ nợ khác giữ càng cao.
- Dừng giao thêm hàng ký gửi ngay khi có dấu hiệu bất thường: đại lý chậm quyết toán, đóng cửa thất thường, có người lạ tới đòi nợ.
- Đề nghị kiểm kê tồn kho cùng đại lý, lập biên bản có chữ ký hai bên; nếu đại lý không hợp tác, ghi lại bằng văn bản việc đã đề nghị.
- Gửi thông báo chấm dứt hợp đồng đại lý theo điều khoản hợp đồng, yêu cầu trả lại hàng tồn và quyết toán tiền bán hàng.
- Thoả thuận lịch nhận lại hàng, đem theo hồ sơ chứng minh và lập biên bản giao trả từng mã hàng.
- Nếu hàng đã bị chủ nợ khác giữ hoặc bị cơ quan thi hành án kê biên, gửi ngay văn bản kèm chứng cứ để khẳng định quyền sở hữu; bên thứ ba có quyền với tài sản bị kê biên có thể yêu cầu xem xét theo thủ tục thi hành án.
- Nếu đại lý không giao lại, cân nhắc khởi kiện đòi tài sản và yêu cầu toà áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời để giữ nguyên hiện trạng hàng.
Tuyệt đối không tự ý tới kho của đại lý tháo khoá, chở hàng đi khi không có sự đồng ý của đại lý. Dù hàng đúng là của bạn, cách làm đó có thể biến bạn thành người vi phạm và làm mất lợi thế pháp lý.
Hàng ký gửi đã bị đại lý bán rẻ, đem cầm hoặc gán nợ
Không phải lúc nào hàng cũng còn nằm trong kho khi bạn tới. Trường hợp thứ nhất là đại lý đã bán hàng cho người mua cuối, kể cả bán thấp hơn giá bạn ấn định. Người mua ở cửa hàng mua theo cách thông thường, trả tiền đủ, thường được bảo vệ; bạn khó đòi lại hàng từ họ. Thiệt hại của bạn chuyển thành khoản tiền đại lý phải trả, cộng phần chênh lệch nếu đại lý vi phạm giá bán đã thoả thuận.
Trường hợp thứ hai là đại lý đem hàng ký gửi đi cầm, hoặc giao cho một chủ nợ để gán nợ. Đại lý không có quyền định đoạt hàng của bạn theo cách đó. Bạn có thể yêu cầu người đang giữ trả lại, nhưng khả năng đòi được còn phụ thuộc vào việc người nhận có biết hàng không phải của đại lý hay không, loại tài sản, và cách họ có được nó. Đây là những tình huống mà chứng cứ về nguồn gốc lô hàng, như số seri, số lô, quyết định kết quả.
Ở cả hai trường hợp, hành vi của đại lý có thể vượt ra khỏi phạm vi tranh chấp hợp đồng nếu có dấu hiệu chiếm đoạt. Bạn nên ghi lại những gì đã xảy ra, thu thập chứng cứ về việc hàng đã bị đem đi đâu, rồi cân nhắc giữa khởi kiện dân sự và trình báo cơ quan có thẩm quyền, tuỳ mức độ.
Tiền đại lý đã bán hàng nhưng chưa chuyển
Tiền bán hàng thuộc về ai. Về nguyên tắc, tiền đại lý thu từ bán hàng ký gửi, sau khi trừ thù lao, là tiền phải giao cho bên giao. Nhưng khác với hàng, tiền là thứ rất khó nhận diện khi đã trộn vào tài khoản chung của đại lý. Khi đại lý vỡ nợ, khoản này thường trở thành một khoản nợ đại lý phải trả cho bạn.
Vì sao quyết toán thường xuyên là cách bảo vệ chính. Kỳ quyết toán càng dài, số tiền đại lý giữ hộ bạn càng lớn. Nhiều nhà cung cấp chuyển sang quyết toán theo tuần hoặc theo ngưỡng doanh số với đại lý mới, nới dần khi đã tin.
Kết hợp ký gửi với ký quỹ. Một khoản ký quỹ của đại lý không thay cho hàng ký gửi, nhưng bù được phần tiền bán hàng chưa chuyển và phần hàng hư hỏng, thất lạc. Đây là lý do nhiều hợp đồng đại lý có cả hai.
Đại lý giữ tiền lại để bù khoản bạn còn nợ họ. Nếu bạn còn nợ đại lý tiền thù lao, thưởng, hỗ trợ trưng bày, đại lý có thể đề nghị bù trừ. Việc bù trừ cần có thoả thuận hoặc đáp ứng điều kiện luật định; đối chiếu bằng văn bản là cách tránh tranh cãi.
Góc của chủ đại lý: giữ hàng của người khác phải làm gì
Nếu bạn là chủ đại lý đang khó khăn, hàng ký gửi trong kho không phải tài sản để bạn đem bán tháo trả nợ người khác. Dùng tiền bán hàng ký gửi để trả nợ riêng, hoặc đem hàng ký gửi đi cầm cố, thế chấp, có thể dẫn tới hậu quả pháp lý nghiêm trọng hơn nhiều so với một khoản nợ dân sự.
Cách đúng là báo sớm cho bên giao về tình hình, đề nghị kiểm kê và trả lại hàng tồn, quyết toán phần tiền đã bán. Một chủ đại lý chủ động trả lại hàng thường giữ được quan hệ và có cơ hội quay lại làm ăn khi ổn định, trong khi người né tránh dễ bị kiện và mất uy tín trong cả ngành hàng.
Khi chủ nợ khác tới đòi, chủ đại lý nên nói rõ hàng nào là hàng ký gửi, đưa hồ sơ chứng minh, và báo cho bên giao để họ bảo vệ quyền của mình. Im lặng để chủ nợ khác lấy hàng ký gửi không giúp bạn hết nợ, mà chỉ thêm một chủ nợ là bên giao hàng.
Câu hỏi thường gặp
Hàng ký gửi bị ngân hàng của đại lý kê biên thì làm sao?
Bạn cần gửi ngay văn bản tới bên đang giữ hoặc cơ quan kê biên, kèm hợp đồng đại lý, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê để khẳng định quyền sở hữu. Nếu không được giải quyết, có thể khởi kiện yêu cầu xác định quyền sở hữu theo thủ tục luật định.
Hợp đồng ghi là bán hàng nhưng thực tế là ký gửi thì có lấy lại được không?
Khó hơn nhiều. Cơ quan giải quyết xem xét cả hợp đồng lẫn cách hai bên thực hiện. Khi giấy tờ ghi mua bán và có hoá đơn bán cho đại lý, chủ hàng phải chứng minh ngược lại bằng các dấu hiệu khác như việc nhận lại hàng tồn, thù lao theo doanh số.
Hàng ký gửi bị cháy, mất ở kho đại lý thì ai chịu?
Tuỳ thoả thuận và lỗi. Nếu đại lý có lỗi bảo quản, đại lý thường phải bồi thường. Nếu do sự kiện bất khả kháng và không có thoả thuận, thiệt hại có thể rơi về phía chủ sở hữu. Nên ghi điều khoản này và cân nhắc bảo hiểm hàng hoá.
Đại lý bán hàng ký gửi rồi không chuyển tiền có phải lừa đảo không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Đa số trường hợp là vi phạm hợp đồng, giải quyết bằng đòi nợ hoặc khởi kiện dân sự. Chỉ khi có dấu hiệu gian dối từ đầu hoặc bỏ trốn để chiếm đoạt, vụ việc mới cần cơ quan điều tra xem xét.
Có nên gắn tem riêng lên hàng ký gửi không?
Nên, nếu chi phí cho phép. Tem, số lô hay mã riêng giúp phân biệt hàng của bạn với hàng cùng loại đại lý nhập từ nơi khác. Đây là chứng cứ rất có giá trị khi kiểm kê và khi phải khẳng định quyền sở hữu trước người thứ ba.
Đại lý qua đời thì hàng ký gửi xử lý ra sao?
Hàng ký gửi không phải di sản của đại lý vì vẫn thuộc sở hữu bên giao. Bên giao nên liên hệ người thừa kế hoặc người đang quản lý cửa hàng, cùng kiểm kê và nhận lại hàng tồn, đồng thời quyết toán phần tiền đã bán.